En del dokument som ett bolag skickar in till myndigheter måste vara i original, men många gånger godtas kopior av handlingar så länge man kan veta att dess innehåll stämmer med originaldokumentets. Genom att bestyrka kopian garanterar man att den är en äkta kopia av originalet.

Bestyrka

  • Att bestyrka innebär att intyga ett dokuments äkthet
  • Krav finns på att vissa dokument måste vara bestyrkta
  • En bestyrkt kopia kan ibland ersätta ett original
  • Många myndigheter kräver att dokument är bestyrkta
  • Inte bara styrelse eller ägare kan bestyrka dokument
  • I vissa sammanhang används ”vidimera” istället för bestyrka
  • Ett vanligt dokument att låta bestyrka är protokollet från bolagets stämma

Hur och varför ska dokument bestyrkas?

När ett dokument är bestyrkt så är det att betraktas som äkta i den bemärkelsen att innehållet överensstämmer med originalet. Detta är viktigt för den person eller myndighet som exempelvis läser ett bolags årsredovisning, eftersom man då kan lita på att bolagets ekonomi stämmer med de siffror som redovisas.

När ett dokument ska bestyrkas ska det först läsas igenom noga. Om det är en kopia ska man kontrollera att det stämmer exakt överens med originalet. Den som bestyrker skriver sedan en kort anteckning om att dokumentet stämmer överens och signerar kopian med sin namnteckning.

Vem kan bestyrka ett dokument?

Det är lätt att tro att ett bolags dokument måste bestyrkas av någon i styrelsen men i verkligheten kan detta göras av vilken läs- och skrivkunnig person som helst som fyllt 18 år. I egenskap av myndig person kan man garantera en kopias överensstämmelse med ett original.

Den som författat originalet har dock inte rätt att bestyrka dess kopia, utan det måste alltså göras av annan person. Inom bolagsrätten räcker det i de flesta fall med att en person bestyrker ett dokument. När det gäller exempelvis ett testamente ska i stället två personer intyga dess äkthet.