De flesta större organisationer, som olika slags förvaltningar och ideella organisationer, har ett diarium där inkommande, utgående och upprättade handlingar registreras. Varje skrivelse eller ärende i ett diarium får ett unikt diarienummer. Handlingar registreras i ett diarium för att man kunna hitta dem när man behöver dem. Det är också ett lagstadgat krav för myndigheter.

Diariet ska ge en överblick över myndighetens allmänna handlingar och garantera offentlighetsprincipen. När beslut ska fattas i ärenden är det också viktigt att kunna hitta tidigare registrerade handlingar som har koppling till beslutet. Ett diarium är alltså ett sätt att få kontroll, undvika motstridiga beslut och veta vad som beslutats tidigare.

Det finns olika typer av diarier där unika diarienummer används för varje registrerad handling eller för varje ärende (som kan innehålla många handlingar). Varje organisation kan själv besluta hur diariet ska organiseras, så länge det är i enlighet med lagen och registreringen görs utan dröjsmål.

  • Diarienummer är en unik beteckning som används för att registrera handlingar
  • Diarienummer används av organisationer och myndigheter för att organisera beståndet av handlingar
  • En registrator inom organisationen ger diarienummer till handlingar eller ärenden
  • Diarienummer används för inkommande, utgående och upprättade handlingar
  • Diarienummer ska ges till en handling samma dag som den inkommer
  • Diarienummer organiseras i löpande kronologisk ordning i organisationens register
  • Upprättade handlingar ska få diarienummer när beslut fattats eller handlingarna färdigställts på annat sätt.

Vad är ett diarienummer?

DiarienummerDiarienummer är en form av beteckning som organisationer använder sig av för att organisera registret (diariet) av handlingar som kommer in, skickas ut och upprättas inom organisationen. Diarienummer används av till exempel myndigheter inom stat och kommun, men även av ideella organisationer och inom näringslivet.

Det finns olika typer av diarier. I ett skrivelsediarium registreras varje skrivelse för sig och får ett unikt diarienummer. I ett ärendediarium läggs i stället varje handling som registreras in i ett ärende och varje ärende får ett nummer. Ett ärende kan därför innehålla en eller flera handlingar som har samma diarienummer.

Det finns även skrivelse- och ärendediarier, där varje skrivelse registreras med ett unikt nummer och dessutom får ett ärendenummer. Ibland används även en beteckning som visar ärendetyp. Klassificering efter ärendetyp kan till exempel vara användbart för att underlätta när organisationen senare ska ta ut statistik eller göra uppföljningar.

Automatisera din bokföring med Dooer – Fota underlagen, resten sköter appen – Läs mer!

 

Diarieföring av handlingar

Handlingar som registreras med diarienummer blir ”diarieförda”. Detta görs ofta av registrator vid myndighetens eller organisationens registratur. Diarienumren i diariet läggs i löpande kronologisk ordning allteftersom handlingar eller ärenden införs. Ofta finns en plan inom organisationen för vilka handlingar som behöver diarieföras. Handlingar som anses ha ringa betydelse för organisationens verksamhet behöver ofta inte registreras.

Handlingar som helt eller delvis omfattas av sekretess ska diarieföras. De grundläggande reglerna om registrering av allmänna handlingar finns i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL 2009:400). Diarieföring av allmänna handlingar måste enligt lagen ske utan dröjsmål. Det betyder att inkommande handlingar ska få diarienummer samma dag som de inkommer.

Upprättade handlingar ska få sina diarienummer när beslut fattats eller handlingarna färdigställts på annat sätt. Diarieföring görs för att myndigheten eller organisationen ska kunna uppfylla offentlighetsprincipen kring allmänna handlingar, enligt vilken allmänheten ska kunna ta del av handlingarna. Ett annat viktigt skäl att diarieföra är att hålla ordning bland handlingarna för organisationens egen skull.