Vad innebär E-faktura och hur fungerar det?

En e-faktura är en lösning som tagits fram av tredjepart, exempelvis ett inkassobolag, som tar över ansvaret och hanteringen av all fakturering till kund. Det är relativt vanligt att kunden får godkänna hanteringen av fakturafrågor, innan ett utomstående bolag kan bli beviljad fullmakt för att utföra uppdraget.
En e-faktura skickas i allmänhet via e-post, och betalning sker via säker transaktion på bolagets hemsida. Köparen ska godkänna en faktura för att den ska räknas som giltig. För bolag med återkommande kunder är det en god idé att använda sig av så kallade samlingsfakturor; man samlar kundens räkningar och utfärdar en gemensam faktura för allihop samtidigt.

Innehållet i en faktura

Oavsett vem som bär ansvaret för utfärdandet av fakturan finns det vissa saker som måste finnas med: datum, löpnummer, företagets (säljarens) organisationsnummer samt mottagarens (kundens) personnummer. Detta är inte minst viktigt då mervärdesskatten registreras och kontrolleras.

Även en specifikation av antalet beställda produkter/tjänster samt köparens och säljarens adresser ska finnas med på fakturan.

När det gäller mervärdesskatten måste faktura utfärdas när det gäller köp av varor/tjänster av beskattningsbar person. Detsamma gäller för juridisk person som inte omfattas av skatteskyldighet. Begreppet skatteskyldig är grundläggande avseende hanteringen av mervärdesskatt. På Skatteverkets hemsida redogörs för vilka krav som ställs för att en person ska anses vara beskattningsbar.
  • Följs inte dessa av Skatteverket redogjorda regler, kan man som säljare bli skyldig att betala tillbaka en viss summa pengar.
  • Därmed rekommenderas man som företagare/juridisk person att läsa igenom och regelbundet hålla sig uppdaterad kring vilka regler och villkor som gäller.
  • Fler krav som omfattar en faktura är att den ska utfärdas som a conto-betalning, dvs. förskottsbetalning.

Vilka regler gäller mellan företag och privatperson?

När en företagare säljer en vara/tjänst till en privatperson måste faktura skickas: vid försäljning av bil, när omsättning av produkt skett via distans (till köpare i Sverige) samt vid beställning av bygg- och anläggningstjänster. För mer information se Mervärdesskattelagen 11 kap. 3 a §.

Vad innebär begreppet faktureringsskyldighet?

Det är ett begrepp som används i sammanhang för när, var och hur ett företag (eller en privatperson) är skyldig att skicka en faktura. I de fall då mervärdesskatt tillkommer har en faktura olika funktioner; som dokumentation för köparen samt som underlag för eventuell kontroll av Skatteverket.

Kan en privatperson bli skyldig att fakturera?

Svaret är ja och därmed är det viktigt att spara alla fakturor då de gäller som dokumentation och underlag vid eventuellt tvistemål och/eller skattekontroll. I vissa fall är det kundens ansvar och skyldighet att fakturera, så ta alltid reda på vad som gäller innan du som privatperson genomför ett köp.

Hur hanterar man momsen för a conto-fakturor?

För företag som betalar a conto (i förskott) gäller det att redovisa momsen samma månad som betalningen gjorts. För säljaren gäller det att redovisa momsen samma månad som betalning tagits emot. Varje a conto-faktura ska därmed innehålla aktuell momssats. Använder du Kontantmetoden känner du igen ovanstående.

Vad innebär förenklad faktura?

En förenklad faktura kan likställas vid ett kvitto, likt ett sådant man får i en mat- eller klädbutik. Då det blir alltför omständligt för vanliga handlare att fakturera kunderna på ”vanligt sätt”, omfattas de av förenklade fakturaregler. Ett kvitto innehåller egentligen otillräckliga uppgifter för att kunna godkännas enligt momslagstiftningen.