Varför ha ett Ekonomisystem?

Ett väl fungerande ekonomisystem ska vara enkelt, funktionellt, användarvänligt och driftsäkert. När du väljer ekonomisystem är det viktigt att systemet är anpassat till ditt företags verksamhet och storlek. För att få så god nytta som möjligt av ekonomisystem är det vikitgt att en god struktur skapas som gör det möjligt att få den information du önskar.
Ekonomisystem måste ju självfallet klara av att skapa den information och de rapporter som krävs enligt gällande lagar och regler, t.ex. Bokföringslagen och Årsredovisningslagen. Systemet ska även kunna generera rapporter som behövs för företagets ledning, styrning och uppföljning. Jämförelser mot budget och föregående års utfall för respektive period och ackumulerat inte bara bör utan ska finnas.

Ekonomisystem är alltid viktigt för dig som företagare

Förutom det självklara att ekonomisystem ska klara av att leverera ekonomisk information som är nödvändig enligt lag samt vara användarvänlig, är säkerhetsfrågorna mycket viktiga. Att systemet är driftsäkert och lagras med back-up är andra viktiga saker att tänka på när du väljer och installerar ditt företags ekonomisystem.
Förutom att ekonomisystemet används för den legala redovisningen, dvs. den bokföring och bokslut som krävs enligt lag, är ekonomisystemets struktur väldigt viktig för att kunna ha en god intern kontroll och uppföljning. Genom att intäkter och kostnader kan följas för t.ex. enstaka produkter eller tjänster, antingen sammantaget men än hellre per kund, ger kontroll och värdefull information.
  • Ett ekonomisystem ska vara väl anpassat till företagets storlek och omfattning och på ett säkert sätt klara av att leverera rapporter, t.ex. månadsrapport, årsbokslut etc.
  • Ekonomisystemet ska som minst innehålla löpande bokföring, dvs. den legala bokföringen som ställs krav på enligt lagar och föreskrifter
  • Ekonomisystemets struktur ger möjlighet att följa intäkter och kostnader på projekt- eller kundnivå.

Vad kostar ett enkelt och användarvänligt ekonomisystem?

Kostnaden för att köpa licens för att få använda ett bokföringsprogram i PC eller IoS-miljö är ca 3 000 kr per år. Samtliga program som finns till salu på marknaden klarar av de krav som ställs på ekonomisystemet och ekonomiredovisningen utifrån gällande lagar och regler.

Hur stort behöver företaget vara för att ha flera moduler i ekonomisystemet?

De flesta ekonomisystem köps licens för och det medföljer ofta moduler för att hantera t.ex. löner, skatter och avgifter, kund- och leverantörsreskontra. Om ditt företag har många olika artiklar och många kunder är det klokt att ha prislistan i ekonomisystemet och fakturera utifrån denna lista.

Måste jag ha back-up på mitt ekonomisystem?

Lagstiftaren ställer krav på att bokföring ska sparas i upp till tio år efter utgånget räkenskapsår. Därför är det klokt att även säkerställa att ekonomisystemet lagras på en server som säkerhetskopieras. Inte enbart för lagstiftarens krav, utan främst för att kunna återställa informationen som finns i systemet vid ett datorhaveri.

Hur lägger jag in information om kunder och prislistor i ekonomisystemet?

Det vanligaste är att det finns en kundreskontramodul där du kan skriva in uppgifter om respektive kund, t.ex. namn, adress, organisationsnummer, telefonnummer m.m. som sparas i systemet. Det samma gäller för prislistor. De skrivs in en gång med priser per artikel och bör uppdateras kontinuerligt.

Kan jag få tillgång till ekonomisystemet i min mobiltelefon?

Tekniskt sett är det inga bekymmer att få tillgång till ditt företags ekonomisystem i din mobiltelefon. Frågan är om ditt företag har någon policy som säger annat, men i princip kan alla ekonomisystem på marknaden nås från mobiltelefonen om du så önskar.