Det finns två olika sätt att bokföra som är godkända i Sverige – faktureringsmetoden och kontantmetoden. Vilken bokföringsmetod ett företag ska använda bestäms bland annat av bolagsformen och storleken på verksamheten. De två bokföringsmetoderna får inte blandas utan det är den metod som är registrerad hos Skatteverket för företaget som måste användas konsekvent.

Kontantmetoden och faktureringsmetoden har egentligen inget att göra med vare sig kontanter eller fakturor, utan beskriver bara de två olika metoderna. Generellt kan man säga att mindre företag kan använda sig av kontantmetoden medan större företag, med en årlig nettoomsättning på över 3 miljoner kronor, bör använda sig av faktureringsmetoden.Faktureringsmetoden

Om ett mindre företag som använder kontantmetoden upptäcker att omsättningen under året kommer att överstiga 3 miljoner så ska bolaget anmäla en övergång till faktureringsmetoden till Skatteverket. Kontantmetoden anses vara en enklare metod medan faktureringsmetoden ger bättre översikt över företagets löpande ekonomi. Faktureringsmetoden innebär kortfattat:

  • att de flesta händelser bokförs i två etapper
  • utgående kundfakturor bokförs separat när de skapas och när de betalas in.
  • den utgående fakturan bokförs som en intäkt i resultaträkningen och som en kundfordran i balansräkningen
  • när fakturan betalas bokförs den som som en intäkt i balansräkningen och kundfordran försvinner
  • på samma sätt bokförs inkommande leverantörsfakturor både när de ankommer och när de betalas.
  • den inkommande fakturan blir en kostnad i resultaträkningen och som en leverantörsskuld i balansräkningen.
  • när betalningen sedan bokförs som en utgift försvinner leverantörsskulden.

Fördelar med faktureringsmetoden

Även om kontantmetoden vid första anblicken är ett lättare sätt att bokföra och går snabbare att lära sig så finns flera uppenbara fördelar med faktureringsmetoden. Framför allt så är det betydligt enklare att överblicka ekonomin i bolag som har många transaktioner årligen då varje faktura kan kopplas till en bokföringshändelse.

Därför blir det tydligt i bokföringen vilka inkommande fakturor som ska betalas och ner, samt hur detta kommer att påverka balansräkningen samt tvärtom, vilka inbetalningar som är på väg in. Revisorer brukar föredra faktureringsmetoden av denna anledning och för företagsledningen finns då större möjligheter att planera ekonomin utefter kommande utgifter och intäkter.

En annan fördel med faktureringsmetoden är att momsen kan registreras snabbare. Momsen bokförs då redan då en faktura inkommer eller skickas och kan då momsdeklareras till Skatteverket. Det här kan vara fördelaktigt för bolag vid större inköp och investeringar då det blir substantiella summor i ingående moms.

När ska man välja faktureringsmetoden?

Så fort ett bolags årliga netto-omsättning överstiger 3 miljoner, eller beräknas överstiga 3 miljoner, under bokföringsåret, så måste faktureringsmetoden användas. Innan dess kan den enklare kontantmetoden vara ett fullgott alternativ, framför allt för mindre bolag som har få transaktioner under året och en enkel ekonomisk situation i övrigt.

Även för mindre bolag kan det finns skäl att använda faktureringsmetoden även om den kräver lite mer bokföringsarbete. Så fort ekonomin börjar bli svår att överblicka kan metoden anmälas till Skatteverket och tillämpas i bokföringen. De bolag som använder extern revisor kan uppmanas att byta för att denne tydligare ska kunna följa flödena i ekonomin.

Det går alltid bra att byta från kontantmetoden till faktureringsmetoden, men det går inte att byta till kontantmetoden när bolaget registrerat att det är faktureringsmetoden som ska användas. Metoden som är registrerad hos Skatteverket, vilket framgår av registreringsbeviset, är den som måste användas och det går inte att blanda samman de båda bokföringsmetoderna.