Förbrukningsinventarier är det sammanfattande ordet för inventarier som används till förbrukning. Hit räknas inventarier som har en livslängd kortare än 3 år men vanligtvis längre än 1 år och även har ett relativt lågt värde. Det innebär att anskaffningsvärdet, exklusive moms, ska uppgå till maximalt ett halvt prisbasbelopp. För år 2018 innebär detta högst 22 750 kronor.
Till förbrukningsinventarier räknas artiklar som till exempel datortillbehör såsom tangentbord, städartiklar som t ex dammsugare och fasta inventarier som t ex bokhyllor. Man skiljer dock på inventarier och förbrukningsinventarier och detta har betydelse när du bokför i din balansräkning. Det finns även ett tredje begrepp att ta hänsyn till och detta är förbrukningsmaterial.
Förbrukningsinventarier har som sagt ett obetydligt värde och en livslängd på mindre än 3 år och dessa kostnadsförs årligen i resultaträkningen – inte i balansräkningen. Inventarier är fasta tillgångar som används i verksamheten med en längre livslängd, alltså längre än 3 år och med ett högre värde.
Skillnaden mellan förbrukningsinventarier och inventarier
Förbrukningsinventarier är som tidigare nämnts artiklar med en kortare livslängd än 3 år och med ett relativt lågt värde. De kostnadsförs i resultaträkningen, inte i balansräkningen, direkt vid inköp.
Inventarier är däremot inköpta artiklar som förväntas användas under en längre tid. Inventarier är artiklar med en ekonomisk livslängd på mer än 3 år och som har ett högre anskaffningsvärde. De ska registreras i ett anläggningsregister, där deras anskaffningsvärde ska registreras tillsammans med ackumulerade av-, ned- och uppskrivningar.
Utgifter för inventarier redovisas som tillgångar i företagets balansräkning, och avskrivningar görs under den planerade nyttjandeperioden, alltså under inventariens beräknade livslängd. Värdet på inventarien startar där värdet på förbrukningsinventarien slutar: högre än ett halvt prisbasbelopp exklusive moms. Om det rör sig om inventarier som var och en kostar mindre än ett halvt prisbasbelopp, men som hör ihop och sammantaget kostar mer än ett halvt prisbasbelopp, ska de betraktas som en enhet. Detta gäller exempelvis stolar och skrivbord.
Till begreppet inventarier hör artiklar som behövs i verksamheten, till exempel bilar, verktyg och inredning. Dessa artiklar har en längre ekonomisk livslängd än 3 år. Blandar man ihop dessa begrepp och bokför en förbrukningsinventarie som en inventarie påverkar detta årets resultat negativt (bortsett från det första årets avskrivning).
Skillnaden mellan förbrukningsinventarier och förbrukningsvaror
Förbrukningsvaror är också artiklar som används i den dagliga verksamheten och nödvändiga för verksamhetens drift. De har dock en mycket kortare ekonomisk livslängd än förbrukningsinventarier – man brukar räkna mindre än än ett år. Förbrukningsvaror har också nästan alltid ett lågt anskaffningsvärde.
Förbrukningsvaror är till exempel pennor, toalettpapper och emballage. Det kan också vara limmet du använder i produktionen när du tillverkar varor du sedan säljer. Dessa artiklar bokförs direkt som kostnader i den årliga resultaträkningen och skrivs inte av periodvis i balansräkningen.
Investerar du till exempel i ett antal datorer till din verksamhet kan man enkelt säga att själva datorn är en inventarie, tangentbordet är en förbrukningsinventarie och batteriet i musen är en förbrukningsvara. Samtliga dessa kan då dras av som korttidsinventarier. Kostnaden bokförs i kontogrupp 54, hela beloppet läggs i resultaträkningen, och resultatet minskar med denna summa. Om datorn däremot kostar mer än ett halvt prisbasbelopp betraktas den som inventarie, och ska bokföras som detta i balansräkningen. Varje år ska avskrivningar göras på datorn, och dessa avskrivningar påverkar resultatet.