Idag är det inte så många företag som fortfarande bokför med penna och papper. I stället hittar vi företagens grundbok i datorn, men ännu är många kvitton, fakturor och andra handlingar i pappersform. Dessutom väljer en del att printa ut elektroniska dokument så att de blir hanterbara fysiskt sett.
- En grundbok är detsamma som en dagbok.
- Grundboken innehåller alla affärshändelser i löpande ordning.
- Underlaget för huvudboken finns i grundbokens noteringar.
- Räkenskaper omfattar all slags bokföring i ett företag.
- Verifikation är exempelvis ett kvitto eller en faktura.
- Grundboken förs med varje verifikation som underlag.
- Ett bokslut bygger på de grundläggande noteringarna i grundboken.
Grunden är huvudsaken
Grundboken är basen i företagens räkenskaper där alla affärshändelser ställs upp i kronologisk ordning. Dessa utgörs av verifikationer som förses med ett löpande verifikationsnummer. Vid sidan av grundboken kan man även föra reskontra som är en sidoordnad bokföring där exempelvis inkomna fakturor noteras separat förutom i grundboken.
Steget efter grundboken är den systematiserade bokföringen, som sker i huvudboken. Där fördelas intäkter och kostnader i det konto som de tillhör. Detta kallas kontering eller dubbel bokföring. Dock förekommer ännu att man på grundbokens verifikationer sätter en konteringsstämpel som förberedelse till noteringar i huvudboken.
Dag efter dag, rad efter rad
Grundbokens noteringar blir till poster i företagets bokföring. Dessa måste föras i datumordning och kontanta intäkter eller kostnader måste bokföras senast dagen efter de inträffat. Denna lista kan föras på papper eller i dator, även våra moderna mobiltelefoner kan fungera som grundbok på ett enkelt sätt.
Huvudboken kräver dock ett lite mer komplicerat program men en liten bokföring kan skötas i kalkylprogram som även finns för Android eller andra operativsystem. Dock föredrar många fortfarande kassaböcker som har kolumner för konton i huvudboken. Bokslut kräver för det mesta datorisering om företaget inte är väldigt litet.