Ett företags huvudbok är den del i bokföringen som leder till bokslut. Den föregås av grundbokföring där allt förs löpande för att sedan systematiseras i huvudbokföring. Reglerna för hur böckerna skall skötas är reglerat enligt lag. Till huvudbokföring behövs en kontoplan som i grunden är standard men som anpassas till firmans slag av rörelse.

• Första steget i ett företags bokföring är grundboken.
• Grundboken är ett underlag för firmans huvudbok.
• Företagets huvudbok innehåller en kontoplan med kontogrupper.
• Kontering innebär att en verifikation förses med kontoplanens siffror som verifikationens innehåll utgör.
• En kontoplan har två huvudklasser som leder till balansräkning.
• Kontoplanen innehåller olika konton som kommer att påverka resultaträkningen.
• Dubbel bokföring innebär att samma summa förs både i debet och kredit.

Grundbok är grunden i bokföring

Affärshändelser noteras i ett företags grundbok. När en verifikation föreligger skall den skrivas in i grundboken i datumordning, för hand eller med dator. Detta är första steget i den ordning av registrering som skall skötas enligt bokföringslagen. Verifikationer utgörs av företagets intäkter såsom dagskassa och utgifter som varuinköp.

I samband med notering i grundbok kan en verifikation förses med kontering. Företagets kontoplan anger hur detta hanteras så att intäkter och utgifter systematiseras för att sedan hamna i huvudboken. En kontering kommer att ha samma summa för debet och kredit för att vara rätt utförd.

Huvudbok utgörs av dubbel bokföring

Huvudbokens konton utgörs dels av en summa som härrör sig till resultaträkning och en lika summa som hamnar i balansräkningen. Klass 1 och 2 tillhör tillgångar, eget kapital och skulder. Kontoklass 3 och 4 firmans försäljning och direkta försäljningskostnader. Klasserna 5 till 8 är olika kostnader som till exempel löner till personal (oftast klass 7).

Kontoplanen bygger på fyra siffror. Den första står för kontoklass, de två första för kontogrupp. Den sista siffran utgörs av ett underkonto där en nolla står för huvudgrupp till denna. Exempelvis är kontoklass 3 intäkter och 4 utgifter. Exempelvis om kontot börjar med 31 kan det vara alla slags inkomster och 3101 dagskassa.