Vad menas med Kassaregister?

Alla säljande företag som bedriver försäljning med kontokort, kontanter och presentkort m.m till konsumenter, måste ha ett fungerande kassaregister där inte bara kvitton, men även inställningar, returer, övningsslag och andra programmeringar fastställs och kontrolleras. Kassaregistret måste vara certifierat, annars kan företaget bötfällas om minst 12 500 kronor. Det är bl.a Skatteverket som godkänner kassaregistret.
Ett kassaregister inkluderar inte bara en kassaapparat utan även en terminal, kontrollremsor och ett system som på ett utförligt och tillförlitligt sätt ska registrera varenda rörelse. Syftet med ett kassaregister är att mota oseriösa företag i grind som i brist på ett kassaregister kan hålla alltför låga priser och skapa en otillfredsställande konkurrens.

Regler och bestämmelser angående kassaregister

Alla branscher måste använda sig av ett fungerande kassaregister. De branscher som dock inte ingår och som utgör undantag är taxibranschen, hemförsäljning och varuautomater där man inte kan fastställa säljaren och kunden. Även landstingens och kommunernas verksamheter omfattas inte av kassaregister även om de ofta kan ha det ändå.
När en registrering har skett i kassaregistret måste denna sparas på så kallade kontrollremsor i minst 2 månader för att eventuellt utgöra föremål för granskning av Skatteverkets egna organ. Dessa gör nämligen regelbundna, oväntade kontroller hos företag som enligt lag ska ha ett certifierat register. Observera att man som företag dock kan ansöka om undantag för kassaregister.
  • Alla företag som bedriver försäljning till folk som använder kontokort, presentcheckar eller kontanter måste ha ett certifierat kassaregister där terminal, system och kassaapparat ingår
  • Man kan ansöka om undantag till Skatteverket men då måste man ändå ha ett tillförlitligt system som registrerar alla moment på motsvarande sätt.
  • Taxi, distansförsäljning och kommuner/landsting omfattas inte av regler om kassaregister

Förutom vissa branscher - när fordras inte ett kassaregister?

När företaget endast har kunder som betalar via postgiro och bankgiro och genom vanliga banköverföringar exempelvis, så krävs inget kassaregister. Detta system är heller inte påtvingat om ett företag har en lägre årlig försäljning än 182 000 kr. Antalet gånger försäljning sker under året har dock ingen betydelse.

Hur vet jag att mitt kassaregister är certifierat?

Dels godkänns ditt kassaregister av Skatteverket och dels måste du vara säker på leverantören. I Sverige är det flera organ och företag som ackrediterats av Swedac som ser till att tillverkare av dessa kassaregister följer reglerna. Titta hos ”Rådet för betal- och kassasystem” som har seriösa leverantörer.

Måste ett kassaregister innebära en klumpig hårdvara?

Nej, det måste det faktiskt inte idag. Numera finns det digitala och webbaserade kassasystem och appar som gör att du slipper stora apparater som tar upp plats. I mobila kassaregister kan du ta betalt även när du är på språng och lagra informationen i din mobila enhet.

Hur väljer jag rätt kassasystem?

Förutom lagring på ett beprövat sätt, kan ett kassaregister innehålla olika funktioner. Här är exempel på frågor att ställa sig.

  • Kan jag se lagerstatus?
  • Slutet kontantsystem? (Bra vid rånrisk)
  • Vilka säkerhetsfunktioner krävs?
  • Kan jag se bruttovinster?
  • Rapporteringsåtaganden?
  • Får jag kundbeställningar som fordrar leveranstid?
  • Vilken statistik vill jag ha tillgång till?

Vilka krav bör en leverantör uppfylla?

Se alltid till att du köper ett kassasystem av en leverantör som erbjuder det mesta, såsom:

  • Serviceavtal
  • Uppgradering
  • Eventuellt hjälp med att sammankoppla fler butiker till systemet
  • Utbildning för personalen
  • Försäkring vid eventuell brand eller stöld
  • Alla kostnader ska helst ingå
  • Kort leveranstid
  • Hjälp på plats vid behov