Kundfordran kallas det för när ett företag har utfört en tjänst eller skickat iväg en vara men inte fått in betalningen från kunden i fråga än. Denna fordran är kvar tills kunden har betalat och detta sker oftast genom att kunden får en faktura med en bestämd betalningstid. När fakturan betalas upphör fordran.

Vanligtvis har kunden 30 dagar på sig att betala fakturan och den perioden kallas för kredittid. Kundfordran finns kvar under dessa 30 dagar – eller till dess att fakturan är betald – och företaget har fått in sina pengar. Fakturan inkluderar alltid moms.

En kundfordran ska ses i redovisningen som omsättningstillgångar och ska redovisas inklusive moms. En fordran ska alltid värderas till det belopp som den beräknas bli betald till. Kundfordran ska redovisas så fort fakturan till kunden har skapats, om det inte är så att företaget använder sig av kontantmetoden.

Kundfordran som leder till kundförlust

Om man som företag har utfört en tjänst eller sålt en vara som man sedan inte får betalt för senast på förfallodatumet har man råkat ut för något som kallas osäker kundfordran. Det innebär att man har en kund som man misstänker inte kommer att kunna betala fakturan.

Ifall det är så att man misstänker att kunden inte kommer att betala innan förfallodatumet så är det en befarad kundförlust. Om det istället är så att man med största sannolikhet vet att kunden inte kommer att kunna betala överhuvudtaget är det en konstaterad kundförlust.

Att råka ut för en kundförlust är ett problem för många företagare som leder till irritation och mer jobb. För att undvika detta är det därför vanligt att man tar en kreditupplysning på kunden innan köpet eller tjänsten genomförs för att bedöma kreditvärdigheten hos kunden. Ett annat alternativ är att begära betalning i förskott av kunden.

Bokföring av kundfordran

När man ska bokföra räknas en kundfordran som en omsättningstillgång eftersom de är så kallat kortfristiga, vilket betyder att betalningstiden vanligtvis brukar vara högst 30 dagar. För ett företag som har många kunder räknas kundfordringarna som tillgångar, förutsatt att kunderna har handlat på kredit.

När man utför sina räkenskaper ska en kundfordran alltid noteras vid det lägsta anskaffningsvärdet och nettoförsäljningsvärdet vid balansdagen. Detta betyder att kundfordran ska tas upp till det belopp som beräknas komma in. Hos Skatteverket saknas det i dagsläget bestämda regler för hur kundfordringar ska värderas.

I bokföringen bör man även ta upp vilka av kundfordringarna som innefattas av till exempel ROT-avdrag, vilka som är osäkra kundfordringar och vilka som är konstaterade kundförluster. För att hålla reda på alla regler som gäller om kundfordringar kan man med fördel ta hjälp av en revisor.

Kundreskontra för kundfordringar

Det kan vara svårt, inte minst i ett litet företag med några få anställda, att bibehålla överblicken över vilka kunder som har betalat sina fakturor och vilka som inte har gjort det. Ett sätt att göra detta är att skapa en kundreskontra.

En reskontra är en sidoordnad bokföring, som används för att göra bokföringen enklare. Kundreskontran är ett register över företagets kundfordringar, och innehåller kontaktuppgifter till kunderna, samt fakturauppgifter som datum för betalning, summa och dröjsmålsränta. Genom att använda en kundreskontra blir det enkelt att se vilka fakturor som har skickats ut, vilka som har betalats och vilka som har förfallit.

Undvik osäkra kundfordringar

KundfordranOsäkra kundfordringar ger sämre likviditet för ditt företag, och därför är det viktigt att undvika dem. Några tips för att undvika att hamna i dessa situationer är följande:

  • Agera snabbt om en faktura inte betalas i tid. Det första steget är att skicka ut en påminnelse, vilket ofta kan göras från ett fakturahanteringsprogram. Om påminnelsen inte fungerar, vänd dig till ett inkassoföretag.
  • Upprätta tydliga avtal med dina kunder. Inom juridiken är även muntliga avtal bindande, men det kan vara svårt att göra sin version gällande om en tvist skulle uppstå. Därför är det bäst att alltid upprätta skriftliga avtal.
  • Behandla alla kunder lika, för att undvika att någon av dem tar på lätt på de avtal ni upprättar.

Frågor och svar om kundfordringar

När uppstår en kundfordran?

En kundfordran uppstår när en vara skickas ut, eller en tjänst utförs. Under den period som förflyter innan varan eller tjänsten betalas existerar en kundfordran. Fordran är säljarens tillgodohavande hos köparen.

Vad är en osäker kundfordran?

Osäker kundfordran uppstår när det finns en osäkerhet om huruvida kunden kommer att betala fakturan. En osäker kundfordran kan leda till en kreditförlust.

Hur bokför jag en kundfordran?

Om du bokför enligt fakturametoden ska du bokföra kundfordran när kundfakturan skapas. Om du använder kontantmetoden ska eventuella kundfordringar bokföras när du upprättar bokslut.

Det konto som används för bokföring av kundfordringar är konto 1510 kundfordringar. När en fordran betalas flyttar du pengarna till företagskontot, som vanligtvis är konto 1930.

Hur bokför jag en osäker kundfordran?

Befarade och konstaterade kundförluster, som osäkra kundfordringar kan leda till, bokförs som förluster på kundfordringar i kontogrupp 63 (företagsförsäkringar och övriga riskkostnader). Om en kundförlust har återvunnits ska den bokföras i kontogrupp 39 (övriga rörelseintäkter).

Kundfordran - Sammanfattning

  • En kundfordran är ett tillgodohavande hos säljaren
  • Kundfordran uppstår när företaget utfört en tjänst
  • En kundfordran varar tills fakturan är betald
  • I företagets balansräkning räknas en kundfordran som en omsättningstillgång
  • En fordran ska värderas till det belopp den beräknas bli betald till
  • Fakturan för tjänsten eller varan inkluderar alltid moms
  • Vanligtvis varar en kundfordran i 30 dagar