Ett OCR-nummer är en serie siffror man kan finna på checkar samt giroblanketter. Numret var ursprungligen avsett att kunna avläsas automatiskt med en maskin – OCR står för Optical Character Recognition. Denna maskin skulle då kunna registrera betalningar som gjorts med pappersblanketter. Än i dag finns dessa nummer kvar även om de inte används för maskininläsning så ofta.

OCR-numret är en typ av referensnummer kopplat till bank- eller plusgirot, och används av företaget som tar emot betalningen. Numret brukar alltid innehålla ett kundnummer eller ett fakturanummer. De sista siffrorna är ofta kontrollsiffror. Man anger till exempel nästan alltid ett OCR-nummer när man betalar via sin internetbank, även om det inte läses av en maskin annat än om kunden betalar genom pappersblankett.

Hur ser ett OCR-nummer ut?

När man studerar OCR-nummer upptäcker man snart att de endast består av siffror. De kan vara olika långa, och detta beror på vem det är som har utfärdat numret. Detta har ibland kritiserats eftersom det kan vara svårt att knappa in ett långt nummer korrekt. Ofta innehåller OCR-numret siffror som kan kopplas till kunden. Det kan till exempel vara ett personnummer, registreringsnummer, fakturanummer eller ett kundnummer. Dessutom kräver både bankgiro och plusgiro att alla OCR-nummer avslutas med en eller två kontrollsiffror. Om två siffror används anger den näst sista antalet tecken i hela numret, och den sista är en checksumma framräknad med en algoritm. OCR-nummer med två kontrollsiffror fungerar också i system som bara läser en kontrollsiffra. Därför skapar de flesta företag sina nummer enligt denna standard.

Den som skapar ett OCR-nummer väljer oftast en längd som tillåter en nummerserie som räcker i minst ett år. Ett företag som skickar ut många fakturor vill också att numret ska innehålla uppgifter som passar i deras ekonomisystem. Det är inte ovanligt att OCR-numret innehåller kontrollsiffror på kund- och fakturanummer, som inlemmas i ett nummer med kontrollsiffror. När fakturan betalas kontrollerar girot den sista eller de två sista siffrorna. Betalningsmottagaren kan sedan plocka isär numret, för att kunna kontrollera vilka kunder som har betalats.

Det kan ibland dyka upp ett felmeddelande när man ska göra en betalning via internet. Det kan till exempel komma upp ett felmeddelande som lyder att man måste fylla i ett OCR-nummer till en mottagare. Då kräver betalningsmottagaren att det anges ett OCR-nummer ska anges till just det bankgirot eller plusgirot. Om det däremot står att det är ett felaktigt OCR-nummer bör man kontrollera att rätt sifferkombination angivits. Det är lätt hänt att man skriver fel, särskilt om numret är långt. Numren är dock i de flesta fall skrivna så att fel i inmatningen automatiskt upptäcks av programmet, och ett felmeddelande visas.

Det finns fyra säkerhetsnivåer för OCR-nummer. Ju högre nivå, desto striktare.

  1. OCR 1, mjuk kontrollnivå och referensnummer med checksiffra.
  2. OCR 2, hård kontrollnivå och referensnummer med checksiffra.
  3. OCR 3, hård kontrollnivå och referensnummer med checksiffra och variabel längdkontroll.
  4. OCR 4, hård kontrollnivå och referensnummer med checksiffra och fast längdkontroll.

Var finns OCR-numret?

Om man har ett fysiskt inbetalningskort står OCR-numret alltid längst nere till vänster i ett lättläst teckensnitt. Detta teckensnitt har utformats för att maskinerna på en girocentral enkelt ska kunna läsa av dem. Detta teckensnitt är också enkelt för en mobil eller läsplatta att scanna när man med dagens teknik betalar med hjälp av sin internetbank. Att scanna in numret gör att man slipper skriva in det siffra för siffra. Risken att skriva fel siffra på ett ställe blir alltså obefintlig.

Allt oftare är fallet som så att man inte längre får något fysiskt inbetalningskort. Ofta kan man numer få en faktura i PDF-format och då finns OCR-numret på allra första sidan. Detta nummer kan sedan enkelt kopieras till direkt till rätt fält hos internetbanken. Om man väljer att få e-fakturor fylls allt i automatiskt och man godkänner endast betalningen. På detta sätt kan det inte bli fel, det gäller bara att se till att man har pengar på kontot när betalningen ska dras.

Frågor och svar om OCR-nummer

  • Varför används OCR-nummer?
    Den främsta anledningen till att OCR-nummer används är att de gör det möjligt att identifiera elektroniska betalningar. Därigenom blir det möjligt för mottagaren av betalningen att se varifrån pengarna kommer, och vad betalningen avser.
  • Hur långt kan ett OCR-nummer vara?Längden på numret bestäms av den som utfärdar fakturan. Postgirot tillät ursprungligen längder på mellan fem och 25 siffror. Idag är den maximala längd Plusgirot tillåter 15 siffror.
  • Hur skapar jag ett OCR-nummer?Om du använder ett faktureringsprogram som har stöd för OCR-nummer kan du enkelt skapa nummer till dina fakturor. Först måste du ha ett avtal med din bank, som ordnar ett avtal med en girotjänst. Sedan kan du välja när du skapar en faktura om OCR-nummer ska vara obligatoriskt eller ej. När du skapar en faktura genererar faktureringsprogrammet en OCR-kod, och när kunden betalar fakturan och anger numret skickas denna informationen till bankgirot eller plusgirot, som i sin tur skickar vidare informationen till ditt faktureringsprogram. I vissa program markeras din faktura som betald när informationen från girotjänsten kommer in.

Skapa OCR-nummer i Fortnox

OCR-nummer - Sammanfattning

  • OCR-nummer är sifferkombinationer som används på checkar och giroblanketter.
  • OCR står för Optical Character Recognition, och ursprungligen var numret till för att läsas maskinellt.
  • Idag används OCR-nummer framför allt vid betalningar via internetbank.
  • Den sista, eller de två sista siffrorna, i OCR-numret är checksiffror som anger att numret är korrekt. Tack vare dem går det inte att ange ett felaktigt nummer i internetbanken.
  • Det finns fyra säkerhetsnivåer för OCR-nummer.
  • Du som vill fakturera med OCR-nummer bör använda ett faktureringsprogram med stöd för detta. Det är dock din bank som förmedlar kontakten med girot.