Personer eller företag som avser att inhandla varor eller tjänster vill ofta först göra prisjämförelser. Ett sätt att göra detta är att skaffa skriftliga förslag om vad det kommer att kosta från olika inköpsställen. Detta kallas att lämna anbud eller avge en offert. Begreppen används främst för dyrare och kostsammare projekt. Exempelvis måste en kommun eller landsting infordra anbud för att utifrån dessa bestämma vem som får leverera. Ett företag som avser att upphandla kan begära förslag i flera steg. Först kan man lämna ett förfrågningsunderlag (FFU)som presumtiva leverantörer kan utgå från. På engelska kallas detta Request for Quotation (RFQ). Denna kan vara ganska löst formulerad om man exempelvis också vill få reda på alternativ. Offert eller anbud är juridiskt sett en typ av viljeförklaring och om den är skriftlig så är den bindande.

Vad offerter kan innehålla

OffertDe vanligaste punkter som en offert eller ett anbud innehåller är: En specifik vara eller tjänst som den som lämnar offerten kan erbjuda. Pris per enhet som kan vara per styck eller löpmeter exempelvis, men även pris per timme i arbetskostnad. Eventuella rabatter som särskilt lämnas. Vilken tid som leveransen eller utfört arbete kommer att ta. Vilka villkor som gäller för dessa samt vilka betalningsvillkor som gäller. Vad som även stipuleras är hur lång tid som erbjudandet gäller varför man ger beställaren en viss tid att anta offerten.

Ett bra exempel på när offerter är bra att infordra är när en privatperson skall genomföra viss renovering eller reparation av villa eller fritidshus. En person som avser att byta ut ett antal fönster i fastigheten vill ta in anbud från några olika byggfirmor för att kunna avgöra bästa pris för bästa kvalité på fönstren, timpris och beräknad tid för arbetet. En butik eller firma vill anlita ett städföretag som sköter rengöring av lokaler och utrymmen samt fönsterputs. De anger att önskat arbete måste utföras en gång per vecka. Offerter anger då arbetstid och debitering för detta.

Privat och offentlig upphandling

En offert eller anbud leder i slutänden till en faktura. Då är det viktigt att kontrollera att villkoren i offerten har följts. Ett skriftligt prisförslag är ett avtal som är bindande i de delar som anbudet föreskriver. Ett muntligt avtal är visserligen lika bindande men i praktiken svårt att bevisa. Många har bittert fått erfara att man måste ha ”papper” på saken för att bevisa sin rätt. Tvister som uppstår i anledning av offert och anbud kan i slutänden leda till rättslig prövning om parterna inte kommer överens. Tvistemål eller civilmål som det även kallas avgörs i tingsrätten.

När stat, kommun eller landsting skall handla varor eller tjänster handlar det om offentlig handling och de som lämnar sådan kallas anbudsgivare vilket är ungefär detsamma som offert. Dock är sådan mycket mer strikt och omgärdat av regler och förfarande. Om en kommun exempelvis vill anlita lokalvårdsföretag för att städa en skola måste alla städfirmor få chansen att inkomma med anbud. I princip skall lägsta summa som anges i anbudet antas. Men det kan och skall ställas villkor för de företag som kan komma att anlitas. Krav på att firman eller enskild anbudsgivare innehar F-skattesedel är ett sådant villkor.