Vad menas med Periodisering?

En årsredovisning ska enligt årsredovisningslagen redovisa en så rättvisande ekonomisk ställning som möjligt. För att så skall ske krävs bland annat att hänsyn tas till samtliga intäkter och kostnader som uppstått under räkenskapsåret. Ofta kommer leverantörsfakturorna för december först i januari. Men för att de ska komma med i rätt period (december) krävs att de periodiseras.
På samma sätt är det med företagets kundfakturor. Ofta skickas ett antal fakturor som egentligen hör till december, dvs varorna eller tjänster har levererats till kunden i december, men fakturan till kunden skickas först i januari. Även i detta fall krävs att intäkten periodiseras till december för att komma i rätt period.

Periodisering är ett alltid aktuellt ämne för företagaren

För att du ska kunna driva ditt företag på ett proffessionellt sätt krävs att du har tillgång till korrekt beslutsunderlag. Ett av de viktigare beslutsunderlagen är de som ges av den ekonomiska rapporteringen. Utan att nödvändiga periodiseringar görs i samband med års- eller månadsbokslut saknar du relevant information.
Det kan medföra att du kommer dröja med att genomföra nödvändiga kostnadsbesparingar, minska antalet medarbetare eller fattar felaktiga investeringsbeslut. Eller att du inte är medveten om att företaget har ekonomiska resurser för att satsa på en expansion genom offensiva åtgärder på marknaden. Det krävs en bra organisation för att få en korrekt periodisering av boksluten.
  • Periodisering av intäkter och kostnader så att de resultatförs i rätt tidsperiod (månad, år) är nödvändig för att bokslutet ska visa en korrekt och rättvisande bild av företagets ekonomiska situation
  • Saknas periodiseringar kan det medföra att företaget inte i tid agerar och åtgärdar brister
  • Det krävs en bra organisation för att säkerställa en korrekt periodisering av boksluten

Hur skapar jag en bra organisation för att periodiseringarna blir rätt gjorda?

Efter det att ett preliminärt månadsbokslut tagits fram av ekonomiavdelningen ska det gås igenom med de som är ansvariga för verksamheten. Även om ekonomichefen har mycket erfarenhet och kunskap, krävs genomgång med verksamhetsansvariga för att fånga upp faktorer som inte är med i resultatet.

Hur ser en lämplig checklista ut för att få med alla periodiseringar?

En kontrollista över periodiseringar som ska göras bör skrivas ned och användas vid varje månadsbokslut. De periodiseringar som bör vara med är leverantörsfakturor som avser mer än en månad, avskrivningskostnader, räntekostnader, upplupna löneskulder, justering för kundfakturor som skickats efterföljande månad samt varulagerinventering/värdering.

Vilken hjälp med periodiseringar ges i bokföringsprogrammen?

I dagens moderna bokföringsprogram finns funktioner som gör att hänsyn kan tas till periodiseringar samtidigt som fakturorna konteras och attesteras. I leverantörsreskontramodulerna kan fördelning ske med t.ex. tre månader för en kostnad som avser kvartalshyra när den registreras. Principen är densamma för samtliga kostnader som avser mer än en månad.

Hur säkerställer jag att alla intäkter har kommit med i rätt period?

Ofta görs en analys av denna månads intäkter som jämförs med budget och föregående års motsvarande månad. Om större skillnader föreligger görs en detaljanalys. Uppföljning på kund och artikelnivå samt kontroll att fakturerade priser är korrekta är vanliga metoder för att säkerställa en korrekt intäktsperiodisering.

Hur ofta behöver jag inventera varulagret för att få en korrekt periodisering?

Grundrådet är att inventera varulagret vid varje månadsbokslut. En systematisk och noggrann kontroll motverkar svinn, men även att företaget får ett korrekt värde på lagret. Om det sker stora förändringar i varulagret mellan två månader kan de ge betydande påverkan på de berörda månadsboksluten.