Vad är en Proformafaktura?

En proformafaktura upprättas när varor säljs på export och i vissa fall också inom Sverige. Syftet med en proformafaktura är att visa att varorna som skickas inte ska betalas, och därmed utgör inte proformafakturan något betalningsunderlag. Det är således en handling som stödjer tulldeklarationen. Fakturan ska vara mycket detaljerad för att underlätta för tullen i mottagarlandet.
Ordet proforma betyder ”för formens skull” på latin och skickas till exempel i förväg när produkter som avser reklamvaror, varuprover, returvaror eller ersättningsvaror passerar tullen och där avsändaren inte förväntar sig någon betalning. Inom Sverige är det inget krav att proformafaktura ska upprättas, men många företag gör det ändå för att hänvisa till varans värde.

En proformafakturas innehåll

Proformafakturan ska enligt bestämmelser innehålla en rad viktiga uppgifter så att tullen kan räta ut frågetecknen. Exempel på punkter som inkluderas är:

  • Pro Forma Invoice/faktura som titel
  • Texten ” No charge, value for custom purposes only”
  • Avsändarens samt mottagarens namn och adress
  • Utfärdandedatum
  • Namnteckning i vissa fall
  • Märkning på förpackning
  • Kollityp
  • Antal
  • Bruttovikten
Exakt vilken information som fakturan måste innehålla kan variera mellan olika länder men ovanstående punktlista är ändå standard i de allra flesta länder. Det är viktigt att man får med rätt fakta vid försändelsen, eftersom dessa typer av varor utgör föremål för grundlig granskning i tullen, och därför även proformafakturan som tillkommer.
  • Proformafaktura utfärdas vid leverans av varor som inte ska betalas av mottagaren, såsom prover, returer och ersättningsvaror, med mera samt vid förskottsbetalning
  • Den ska enbart visa varornas värde och utgör inte någon form av betalningsunderlag
  • Proformafakturan ska framför allt skickas vid export men förekommer även inom Sverige, trots att det inte är ett lagstadgat krav

Är en proformafaktura samma sak som en innehållsförteckning?

Ja, det kan man säga. En handelsfaktura som förekommer vid vanlig betalning har nästan samma uppgifter som proformafakturan, men proformafakturan ska alltså ange vad som finns i försändelsen på ett utförligt vis. Vanligen finns ett nummer på proformafakturan men i den mån fakturanummer inte existerar räcker datum och fakturakod.

Finns det andra tillfällen då en proformafakatura kan komma väl till pass?

Ja, exempelvis om du skickat en försändelse och ännu inte har hunnit upprätta en faktura, vilket vissa företag gör i syfte att åtminstone ha använt sig av god redovisningssed. Dock är detta ganska ovanligt. Proformafaktura kan också förekomma när varan skickas först när kunden betalat.

Jag har hört "pro forma" i samband med fonder. Vad menas med det?

Inom fondbranschen kan begreppet pro forma användas, men då är det inte fråga om faktura. Istället tar man till sig begreppet för att hypotetiskt beskriva ett resultat för en hedgefond om fonden skulle ha startats före dess egentliga startdatum.

Förekommer proformafakturor oftare för nya kunder?

Ja, vid handel mellan olika länder när man är ny kund hos en leverantör kan man förvänta sig att få proformafakturor, eftersom parterna är i uppbyggnadsstadiet av sin affärsrelation. Detta för att försäljaren vill garantera kundens betalningsförmåga. Då skickas leveransen först när betalning skett och proformafakturan skickas i förväg.

Vilken fakturakod ska anges vid tulldeklarationen vid import och export?

Enligt Tullverket så finns det 3 olika koder som hänvisar till olika fakturor och den kod som gäller ska du anteckna i tulldeklarationen vid import/export. När det gäller proformafaktura så ska du använda dig av N325. Koden anges i fältet Bilagda handlingar eller fält 44 (enhetsdokument).