En utbetalning är inom ekonomiska termer den händelse då pengar betalas ut, det vill säga det ögonblick då pengar rent fysiskt lämnar företaget. Fysiskt i detta sammanhang ska inte förstås som att endast kontanta betalningar utgör utbetalningar, utan pengar lämnar företaget fysiskt även genom exempelvis banköverföringar.Utbetalning

En utbetalning uppstår vanligen genom att företaget betalar en faktura för en tjänst eller vara som företaget har köpt eller beställt. En sådan faktura kommer vanligen från en av företaget kontrakterad leverantör, och utgör därmed en leverantörsfaktura. Alla utbetalningar ska bokföras under korrekt post i balansräkningen så att de kan kontrolleras och överblickas.

Utbetalningar ska bokföras på det datum då utbetalningen av pengar sker till leverantören av varan eller tjänsten. Leverantören bokför den sedan som en inbetalning när den inkommer till denne, vilket kan ta några bankdagar om betalningen inte sker kontant. Det betalande företaget kan sammanställa sina utbetalningar av fakturor i en leverantörsreskontra för att få överblick.

  • En utbetalning sker när pengar fysiskt lämnar företaget
  • Pengar lämnar företaget fysiskt vid exempelvis banköverföringar eller kontant betalning
  • En utbetalning sker vanligen genom betalning av en faktura
  • Utbetalningen består i det faktiska belopp som företaget betalar
  • Utbetalningar ska bokföras under korrekt post i balansräkningen
  • Utbetalningar som utgör betalning av faktura ska bokföras som en minskning av leverantörsskulderna
  • En utbetalning utgör en minskning av företagets likvida medel, det vill säga direkt tillgängliga pengar
  • I bokföringen skiljs mellan anskaffningstillfället, som är en utgift, och betalningstillfället, som är en utbetalning

Utbetalning för varor eller tjänster

Ett företag eller en organisation har vanligen avtal med en eller flera leverantörer som tillhandahåller varor eller tjänster som behövs för att företagets verksamhet ska kunna bedrivas. Varor kan utgöras av allt från kontorsmateriel till en specifik komponent i en maskin och vanliga tjänster är avtal med jurister och redovisningskonsulter.

Dessa leverantörer upprättar fakturor över de varar eller tjänster de har tillhandahållit, och ställer fakturorna till företaget. När företaget betalar denna faktura uppstår en utbetalning som ska bokföras. Utbetalningen sker det datum pengar fysiskt lämnar det betalande företaget, vilket kan ske genom en banköverföring, girobetalning eller kontant betalning.

I bokföringen ska skiljas mellan utgifter, som är det pris som en viss vara eller tjänst har kostat och som uppstår vid det tillfälle då varan eller tjänsten anskaffas, och utbetalningar, som uppstår när priset faktiskt betalas. Utbetalningen sker när likvida medel – direkt tillgängliga pengar i form av kontanter eller bankkontotillgångar – lämnar företaget.

Analys och överblick av utbetalningar

I ett företag kan det vara svårt att överblicka och analysera alla utbetalningar som sker till leverantörer. Utbetalningarna ska bokföras och utgör en del i den stora posten för leverantörskostnader i balansräkningen, men för att kunna få en specifikation över alla utbetalningar och till vilka leverantörer de har ställts kan företaget upprätta en leverantörsreskontra.

En leverantörsreskontra utgör en slags databas eller ett register över företagets leverantörer och deras kontaktuppgifter och organisationsnummer. I reskontran bokförs sedan alla betalda och obetalda fakturor som kan kopplas till den enskilda leverantören. Genom att upprätta en leverantörsreskontra kan företaget alltså få överblick över sina utbetalningar.

En leverantörsreskontra kan även utgöra underlag för analysering av företagets utbetalningar. Företaget kan genom denna kontrollera så att utbetalningarna sker i rätt tid, men också analysera företagets köp kopplade till en specifik leverantör. Utbetalningar är en naturlig del i varje företag och det är därför viktigt att företaget har såväl kontroll som överblick över dem.