Ett företag har vanligen avtal med en eller flera leverantörer som tillhandahåller varor eller tjänster som behövs för att företagets verksamhet ska kunna bedrivas. När företaget köper en vara eller en tjänst från en av sina leverantörer uppstår en utgift. Utgiften utgör det pris som företaget ska betala för varan eller tjänsten.
Utgift
Utgifter är en naturlig del i företagets vardag. Köp av varor kan utgöras av allt från kontorsmateriel till en specifik komponent i en maskin och vanliga tjänster som företaget behöver är avtal med jurister och redovisningskonsulter. De utgifter som uppstår vid dessa köp ska alltid bokföras så att de kan kontrolleras och överblickas.

Utgifterna samlas och bokförs periodiskt som kostnader. Företagets kostnader utgör därmed de utgifter som har uppstått under en viss period, som en månad eller ett verksamhetsår. Utgifterna kan bokföras som ett engångsbelopp eller när leveransen av varan eller utförandet av tjänsten sker, för att ge en rättvisande bild i resultatet.

  • En utgift uppstår när ett företag köper en vara eller en tjänst
  • Utgiften utgör det överenskomna priset för varan eller tjänsten
  • Utgiften ska alltid bokföras för att kunna kontrolleras och överblickas
  • Utgiften uppstår när köpet sker och företaget får ett kvitto eller faktura på detta
  • Köpet behöver dock inte betalas samma datum som utgiften sker
  • I bokföringen ska därför skiljas mellan utgifter och utbetalningar
  • Utbetalning sker då företaget betalar för köpet av varan eller tjänsten

Utgifter och utbetalningar

Utgifter skapas den dag då företaget anskaffar en vara eller tjänst, det vill säga den dag som köpet sker. Utgiften utgör det pris som företaget och leverantören av varan eller tjänsten kommit överens om, men betalningen av priset behöver inte ske den dag som själva köpet sker och utgiften uppstår.

I bokföringen ska därför skiljas mellan utgifter, som är det pris som en viss vara eller tjänst har kostat och som uppstår vid det tillfälle då varan eller tjänsten anskaffas, och utbetalningar, som uppstår när priset faktiskt betalas. Utbetalningen sker när likvida medel – direkt tillgängliga pengar i form av kontanter eller bankkontotillgångar – lämnar företaget.

Rent redovisningstekniskt uppstår utgiften alltså när köpet av varan eller tjänsten sker, det vill säga när företaget får ett kvitto eller en faktura som avser köpet. Utgiften ska bokföras som en separat post detta datum, och sedan bokförs en utbetalning när själva betalningen av varan eller tjänsten sker.

Utgifter samlas i kostnader

I redovisningen ska alltså utgifter och utbetalningar bokföras som separata poster eftersom dessa inte behöver inträffa vid samma tidpunkt. Utgifterna samlas sedan i en periodisk kostnad, som också ska redovisas separat. Kostnader i företaget utgör således av de utgifter som företaget har haft under en viss period, så som en månad eller ett år.

För att ett företags resultat ska vara rättvisande behöver kostnaderna fördelas på den eller de perioder som de förbrukas. Detta kallas att periodisera. Detta innebär att en utgift bokförs vid den tidpunkt då varan har levererats eller tjänsten har utförts så att resultatet speglar den faktiska förbrukningen av tjänsten eller varan.

Ett exempel är hyra av lager eller lokaler, som ofta betalas ett kvartal eller halvår i förväg. Utbetalningen av fakturan från hyresvärden bokförs det datum som betalningen sker medan utgifterna bokförs periodiskt som hyreskostnader varje månad, för att det i resultatet ska vara rättvisande och framgå att det är en löpande kostnad och inget engångsköp.