Vad är ett Utlägg?

En utgift som man har för någon annans räkning kallas för utlägg. Utlägg delas upp i två olika kategorier: de utlägg som är ens egna utlägg och de man har för sina anställda. Eget utlägg innebär att man som företagare använder sina privata pengar för utgifter som rör firman, vilket exempelvis kan vara kostnader för resor.
Vad gäller utlägg för anställda så är det utgifter som arbetsgivaren står för och som den anställde får använda privat, som till exempel datorer och mobiler. Detta räknas som en skattepliktig förmån så länge den anställda inte återbetalar denna summa till företaget. Även moms ska i sådana fall betalas tillbaka.

Relevanta utlägg för företagare

För att kunna driva företag krävs en del utrustning som i sin tur kräver en del löpande kostnader. Några vanliga saker som utläggen går till är mobiltelefoner, resor, datorer och annat. Därför bör man också alltid löpande dokumentera vilka utlägg man har i sitt företag inför kommande deklarationer.
För att deklarationen ska bli enklare att genomföra och för att kunna få tillbaka pengar för de utlägg man haft under året är det viktigt att ha ett system som både man själv som företagare och ens anställda använder. Den anställda måste i sin tur vara noggrann med att dokumentera utlägg som görs med privata pengar.
  • Att ett utlägg avser en utgift som man har för någon annan behöver inte nödvändigtvis avse en annan person utan ens eget företag räknas också in.
  • Gällande anställda ska utlägg redovisas som en fordran eller avdragsgill kostnad.
  • De utlägg som företaget har ska alltid noteras och bokföras.

Vad krävs för att kunna få kompensation för utlägg?

För att kunna få tillbaka pengar som man har lagt ut i företagets namn bör man alltid spara kvitton eller någon annan form av dokumentation. Utlägget måste alltid kunna bevisas med kvittot i sin originalform och inte en kopia eller ett foto.

Hur redovisar man utlägg för anställda?

För anställda gäller att utläggen redovisas som en fordran, där även moms inkluderas, eller som en avdragsgill kostnad. För avdragsgilla kostnader ska summan som betalas tillbaka redovisas som en intäkt eller som en så kallad negativ kostnad, och för fordran redovisas återbetalningen mot fordringskontot.

Hur redovisas utlägg för en företagare?

Om man har utlägg i sitt företag som man betalar med sina privata pengar så kan man ändå säga att ens företag står i skuld till en. Detta utlägg ska bokföras som en kostnad och ska sedan betalas ut som en ersättning från företaget.

Vad räknas som ett utlägg?

Enligt Skatteverket räknas det som ett utlägg när det gäller saker som arbetsgivaren vanligtvis står för, som till exempel kostnader vid resor, material till kontoret, representation och fika. För kostnader som överstiger 4000 kr, med moms inkluderat, måste det finnas ett skrivet kvitto i företagets namn.

Hur dokumenterar man utläggen?

Det är bra att ha fasta rutiner för hur hanteringen av utlägg ska ske, vilket bör gälla för både egenföretagare och anställda. Till exempel kan man se till att alltid specificera de olika utläggen, genom att göra en reseräkning för kostnader som berör transport och övriga utlägg för sig.