Vad menas med Verifieringskedja?

För att underlätta bokföringen, använder man sig av verifieringskedjor som är kronologiskt ordnade poster. Dessa är mycket bra att ha för att direkt kunna orientera sig i bokföringen – från att följa en post från första gången, till årsbokslutet eller vice versa. Man slipper således sitta och leta, vilket är tidskrävande.
Man kan sammanfattningsvis säga att en verifieringskedja är en historia av bokförda verifikationer och transaktioner, som är särskilt viktiga för en revisor när denne ska hantera de olika räkenskaperna. Verifieringskedjor kan både utgöra en pappersserie eller en rad e-dokument, vilka leder granskaren tillbaka till källan när redovisning och årsbokslut, upprättas.

Vikten av verifieringskedjor

Eftersom det kan förekomma en del fuffens i vissa företag eller felaktigheter av annan sort, kan verifieringskedjan vara en räddande ängel för revisorn. Att gå tillbaka till verifieringskedjan när något verkar oklart, för att exempelvis titta på om transaktioner gjorts på sanningsenlig basis, är något som verkligen underlättar.
Verifieringskedjan visar om det har skett manipulerande försök att ändra i företagets resultat eller liknande. På så vis blir det enklare att se om företaget har följt god redovisningssed in i märgen, eller om det finns oärlighet i bokföringen. Det blir också lättare att korrigera felaktigheter utan att ha behövt tillbringa dagar framför skärmen.
  • Verifieringskedjor är en rad kronologiska dokument som sammanställer alla bokförda poster från början till slut under räkenskapsåret
  • Dessa kan antingen vara i pappersform som en serie eller som elektroniska dokument, med vilka man direkt uppfattar fel och brister i bokföringen
  • Verifieringskedjor är speciellt välkomna för revisorer som då kan se om det förekommit manipulation av resultaträkning o.s.v.

Var förvaras verifieringskedjor?

Verifieringskedjorna förvaras antingen i pappersform eller i datorbaserad form, vilket är det vanligaste nuförtiden. Dessa ska alltid hållas så nära den vanliga bokföringen som möjligt som ett slags facit. De flesta datasystem som inkluderar bokföring har ett eget system för verifieringskedjor där transaktionerna registreras löpande i den kronologiska ordning som fordras.

Vad göra om verifieringskedjan anses otillräcklig?

Om det finns brister i verifieringskedjan, luckor i den eller om det saknas information, så kommer din revisor säkerligen att påpeka det, eftersom du annars kan få ett varnande finger från myndigheterna. Det är viktigt att skaffa ett 100% stöttande affärssystem som dokumenterar allt på ett snabbt och kvalitativt vis.

Vad innehåller verifieringskedjan exakt?

En verifieringskedja innehåller både hänvisningar såväl som identifieringstecken som förklarar varje enskild affärshändelse från en transaktion och ända fram till årsbokslut samt i omvänd ordning. Identifieringstecknen är bl.a:

  • Löpnummer
  • Kontonummer
  • Verifikationsnummer

Kedjan innehåller hänvisningar om:

  • Olika delar i bokföringen
  • Vissa avstämningsunderlag som journaler etc.
  • Länkar mellan olika sektioner i bokföring
  • Balans- och resultatrapport

Ska även verifieringskedjorna arkiveras eller är de bara en hjälp?

Ja, enligt bokföringslagen ska även verifieringskedjorna arkiveras eftersom det är lag på att varje del i systemdokumentationen och behandlingshistoriken ska finnas. De fungerar således som obligatoriska hjälpmedel som underlättar även för myndigheter. Verifieringskedjorna ska bevaras i minst 7 år som de andra verifikationerna.

Är verifieringskedjan en del av systemdokumentationen?

Ja, och systemdokumentation är i sin tur en sammanfattad beskrivning i helhet, som berättar hur bokföringen är uppbyggd. Den utgörs av samlingsplan, redovisningsplan och kompletteras även med olika behandlingsregler och verifieringskedjor. Det är också viktigt att varje bokföringsmodul beskrivs var för sig med egna verifieringskedjor.