Verifikation är en skriftlig eller elektronisk handling som omtalar att något inträffat eller bevisar ett faktum. Vanligen syftar dock verifikation till en affärshändelse av ekonomisk art. Det kan vara en följesedel, ett kvitto, en faktura eller avtal. I många fall har dessa ett samband och då kan dessa ingå i en samlingsverifikation. Alla ekonomiska transaktioner måste ingå i ett bolags eller en firmas bokföring. Många som driver företag tycker att denna del är den besvärligaste av hela verksamheten och överlåter skötseln till revisionsbyråer eller redovisningskonsulter. De får dock inte glömma att alla affärshändelser och verifikationer måste antecknas fortlöpande dagligen. Innehållet i en verifikation måste vara utformat så att datum, utställare och dennes organisationsnummer framgår. Dessutom summa med moms specificerat. En följesedel kan sammanfogas med fakturan även om den anländer senare. Betalningen av fakturan bokförs den dag detta sker men med systematisk bokföring kan dessa härledas till varandra.

Bokföring med grundbok och huvudbok

När en affärshändelse inträffat skall denna noteras och bokföras skyndsamt. En sådan kan nedskrivas i en diarieförteckning som kan vara en reskontra eller leverantörsreskontra. Numer är det lättare att direkt verifiera en sådan med elektronisk hjälp. När man förr avtalade ett köp eller en försäljning per telefon måste man anteckna men verifikation i form av offert eller liknade kunde dröja några dagar med snigelpost. Lagen stipulerar att verifikationer måste sparas i 7 år. De kan vara original eller inskannade dokument som lagrats på medium.

Dubbel bokföring innebär att en verifikation systematiseras så att den kan ingå i en redovisning. Man skall kunna avläsa intäkter och utgifter men även kassaställning. Specifikationen i faktura eller kvitto avgör vilka konton som uppgifterna skall fördelas till. Debet och kredit är händelser som sedan kan utläsas i bokslut. Exempelvis blir ett inköp debiterat kassan och krediterat varuinköp. En försäljning krediteras kassa och debiteras varuförsäljning. Kassans förändring visas i balansräkningen som tillgångar (plus eller minus) samt eget kapital. Försäljning och inköp sammanställs i resultaträkningen som visar företagets vinst eller förlust.

Systematik, matematik och semantik

Verifikation kan vara en handling som kvitto eller faktura eller samlingsverifikation samt hänvisningsverifikation. Samlingen kallas enligt bokföringsnämnden för ”gemensam verifikation” som innehåller flera handlingar med samma affärshändelse. En hänvisningsverifikation är exempelvis ett avtal, kontrakt eller lånehandling. När sådan upprättas kan den bokföras med hänvisning till en påföljande verifikation som inträffat ett annat datum, en faktura eller kontoställning i bank som visar att lånet erhållits. Det kan också vara ett hyreskontrakt där hyra erläggs månadsvis eller ett avtal där leverans och betalning sker efter avrop.

I Sverige har näringsidkare bokföringsplikt. Det innebär att minsta firma måste notera och verifiera vad som händer varje dag. Ett kassaregister utgör en del av fortlöpande registrering och om den är datoriserad blir försäljning och dagskassa noterade elektroniskt. Datorer har underlättat bokföringskonsten jämfört med förr där varje siffra måste plitas ner för hand. Metoden för dubbel bokföring utarbetades och offentliggjordes redan 1494 av italienaren Luca Pacioli. Boken innehöll det mesta av den tidens kunskap om matematik. Nu kan alla sådana uppgifter utföras av datorer.